Những lưu ý trước khi thuê máy photocopy

Những lưu ý trước khi thuê máy photocopy

Chào bạn, có phải bạn đang tham khảo một số thông tin để thuê máy photocopy cho văn phòng của mình. Dưới đây những lưu ý trước khi thuê máy photocopy mà bạn cần biết trước khi sử dụng dịch vụ cho thuê máy photocopy. Một số thông tin hữu ích, giúp bạn chọn lựa đúng máy photocopy theo nhu cầu và mục đích sử dụng. Cũng như tiết kiệm chi phí thuê máy photocopy cho doanh nghiệp bạn.

1. Khối lượng bản in hàng tháng

Điều cần thiết là bạn cần nắm rõ khối lượng bản in trong mỗi tháng. Vì đây là yếu tố chính ảnh hưởng đến giá thuê máy photocopy. Máy photocopy phải có khả năng chịu được mọi nhu cầu in ấn để theo đảm bảo tiến độ kinh doanh của doanh nghiệp.

Nếu diện tích không gian và ngân sách cho phép, giải pháp tốt là nên cón từ 2 máy photocopy để vận hành. Khi có bất kỳ máy photocopy nào nếu một trục trặc, bạn vẫn có thể sử dụng được máy còn lại.

Một máy photocopy chuyên nghiệp có thể làm tăng đáng kể hiệu quả cho công ty của bạn. Các tính năng tiện lợi trên máy photocopy sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, nhưng bù lại bạn phải tốn thêm 1 khoảng tiền.

2. Tốc độ in?

Tốc độ liên quan chặt chẽ đến khối lượng bản in. Nghĩa là khi bạn cần photo nhiều tài liệu, máy photocopy cần phải hoạt động nhanh hơn.

3. Chọn máy photocopy màu hay trắng đen

Máy photocopy màu chỉ tốn một chi phí thuê nhỏ so với máy in đen trắng. Nhưng có một sự khác biệt đáng kể về giá mực, giấy in. Giải pháp kinh tế hơn là chọn máy photocopy đen trắng và xử lý các yêu cầu in màu không thường xuyên bằng cách thuê ngoài.

4. Khổ giấy

Nếu các yêu cầu in thường sử dụng các khổ giấy lớn, từ A3 trở lên. Bạn nên sử dụng các loại máy chuyên in ấn khổ lớn hoặc máy photocopy đa chứng năng để đáp ứng nhu cầu của bạn. Nếu phần lớn việc in ấn thực hiện trên khổ giấy A4, thì chọn máy photocopy A4 là lựa chọn tiết kiệm hơn.

5. Tính năng Scan tài liệu

Một số máy photocopy đa chức năng có thể được sử dụng để Scan folder khối lượng lớn. Với tính năng rất hữu ích cho các công ty thường xuyên sử dụng nhiều tài liệu giấy. Dễ dàng chuyển đổi file giấy sang dạng file kỹ thuật số.

6. Tính năng gửi Fax

Fax là một hệ thống vẫn được sử dụng tại nhiều văn phòng. Rất tiện lợi khi lựa chọn một máy photocopy tích hợp sẵn tính năng fax, thay vì phải đầu tư mua hoặc thuê thêm máy Fax.

7. Khả năng in hai mặt

Đây có thể là một cách tuyệt vời để tiết kiệm tiền. Máy photocopy với tùy chọn này thường có thể lấy tài liệu được in ở một mặt và tạo các bản sao có in ở cả hai mặt. Tính năng này ngày càng trở nên phổ biến và là một cách hiệu quả để cắt giảm chi phí giấy và tăng ý thức môi trường trong văn phòng.

8. Tự động sắp xếp

Đây là một tính năng hữu ích cho những người cần in ra các tập sách một cách thường xuyên . Chức năng sắp xếp có nghĩa là máy photocopy sẽ tự động sắp xếp đầu ra của nó để có thể nhặt và đọc ngay mà không cần phải sắp xếp lại. Nói cách khác, nếu 10 bản sao của tài liệu 5 trang được yêu cầu, máy photocopy sẽ xuất trang 1 đến 5 mười lần, thay vì tạo 10 bản sao của trang 1, tiếp theo là 10 bản sao của trang 2, v.v.

9. Bấm ghim

Đây là một tính năng phổ biến của máy photocopy hỗ trợ sắp xếp và thường được sử dụng khi khối lượng in ấn cao. Stapling là một tính năng tiết kiệm thời gian tuyệt vời giúp tạo ra các tài liệu làm sẵn.

10. Đục lỗ

Nếu doanh nghiệp của bạn tạo ra số lượng tài liệu cho chất kết dính vòng, thì đục lỗ có thể là một lựa chọn tiết kiệm thời gian đáng kể để có trong máy photocopy của bạn. Mặc dù điều này có thể làm tăng chi phí trả trước, nhưng nó sẽ khuyến khích mọi người đưa tài liệu của họ thẳng vào các chất kết dính, thay vì để chúng về văn phòng hoặc chất đống thành các ngăn xếp không có tổ chức.

11. Hỗ trợ kỹ thuật

Cùng với việc lựa chọn đúng máy photocopy với các tính năng phù hợp, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng bạn sẽ nhận hỗ trợ nhanh chóng nếu có bất kỳ vấn đề nào với nó. Điều này thường yêu cầu một khoản phí bảo trì hàng tháng , vì vậy hãy kiểm tra để đảm bảo bạn sẽ trả bao nhiêu và chúng có thể nhanh chóng như thế nào.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Contact Me on Zalo