Tại sao ngành kinh doanh máy photocopy vẫn sẽ tồn tại trong thời đại kỹ thuật số

Trong tương lai, máy photocopy có trở nên lỗi thời. Hiện nay, một số ý kiến cho rằng máy photocopy đang dần trở nên lỗi thời. Và cũng có một số ý kiến trái chiều. Các báo cáo hiện nay nói rằng người lao động ngày càng ít tài liệu bằng giấy. Và ngày càng tăng việc tạo và sử dụng các tài liệu kỹ thuật số.

Mặt khác, một số chuyên gia cho rằng máy photocopy vẫn còn cần thiết. Đặc biệt, là trong các lĩnh vực giáo dục, kinh doanh và cơ quan nhà nước. Nơi mà máy photocopy được biết đến là một vai trò không thể thiếu.

Thị trường máy photocopy và các sản phẩm máy in đa chức năng tiếp tục cho thấy sự sụt giảm về số lượng. Đây là một trong nhiều quan sát của các nhà phân tích khiến họ cho rằng thị trường máy photocopy đang bị thu hẹp.

Các chuyên gia cho rằng các doanh nghiệp kinh doanh máy photocopy “đã gần chết”

1. Có sẵn các thiết bị nhỏ hơn, ít tốn kém hơn, gần như có khả năng đáp ứng nhu cầu sao chép và in ấn của doanh nghiệp. Như các máy photocopy công nghiệp. Vì chúng rẻ hơn, các doanh nghiệp nhỏ đang bắt đầu coi chúng như một sự thay thế hợp lý và khả thi hơn.
2. Hiện nay nhu cầu in tài liệu ít hơn do sự phát triển của việc chấp nhận tài liệu số hóa trong quy trình tài liệu văn phòng.

Ví dụ khi gửi các yêu cầu, hầu hết các doanh nghiệp và văn phòng hiện nay đều cho phép các phiên bản được scan, sao chụp hoặc bản mềm. Và không còn yêu cầu bản cứng nữa.

3. Quá trình sao chép giờ đây đã trở thành một tính năng phụ của máy photocopy ngày nay – hay còn gọi là máy in đa chức năng. Tính năng in và scan đã vượt qua nó. Nhu cầu sao chép đã được thay thế rộng rãi bằng cách scan sang tệp PDF và sau đó in nó. Do đó, các chức năng photocopy của máy photocopy hiện nay hầu như luôn bị bỏ qua.
4. Không cần phải photocopy giấy tờ để lưu trữ. Vì tài liệu hiện có thể được scan hoặc chuyển đổi thành file mềm và được lưu trữ trong thiết bị di động và lưu trữ đám mây.

Các nhà phân tích tin rằng vẫn còn hy vọng rất lớn cho tương lai của các doanh nghiệp kinh doanh máy photocopy:

1. Bất chấp những tiến bộ trong công nghệ tạo và lưu trữ tài liệu. Không một doanh nghiệp và lĩnh vực nào có thể chuyển đổi hoàn toàn sang một văn phòng hoàn toàn “không giấy tờ”. Theo khảo sát thực tế, thậm chí còn thực hiện một nghiên cứu cho thấy khoảng 99% nhân viên vẫn xem xét các tài liệu giấy tờ.
2. Các bản sao giấy vẫn dễ đọc và dễ đánh dấu hơn. Dù máy tính bảng có chứa hàng nghìn tệp PDF tiện lợi đến đâu. Hầu hết vẫn cảm thấy khó khăn khi xem lại giấy tờ trên màn hình. Viết đánh dấu và ghi chú bằng bút cảm thấy tốt hơn rất nhiều vì một số lý do. Ngoài ra, đọc một báo cáo dài 100 trang trên màn hình có thể làm mỏi mắt và có thể gây mỏi mắt.
3. Giấy vẫn rẻ hơn. Mua các tiện ích, công cụ kỹ thuật số và giải pháp lưu trữ có thể rất tốn kém. Ngoài ra, còn có một câu hỏi lớn đối với các nhà đầu tư và chủ sở hữu doanh nghiệp về lợi suất có thể có của ROI(kết quả hiệu suất lợi nhuận do đầu tư mang lại). Ngày nay, công nghệ máy photocopy được điều chỉnh và cải tiến để đáp ứng với thời đại kỹ thuật số hiện nay. 
4.  

    

   

5. Bản sao giấy an toàn hơn nhiều so với lưu trữ đám mây và kỹ thuật số. Họ tránh được khả năng vi phạm và rủi ro bảo mật rất lớn.
6. Hệ thống giấy từ lâu đã được thử nghiệm qua hàng nghìn năm. Nó có thể tự hoạt động hoặc kết hợp với hệ thống kỹ thuật số. Ngược lại, một hệ thống kỹ thuật số không có giấy sẽ không tồn tại được.

Kết luận

Cuối cùng, sự hiện diện của hệ thống tài liệu điện tử và kỹ thuật số không khiến các doanh nghiệp và văn phòng từ bỏ hoàn toàn việc kinh doanh máy photocopy. Đa Phú Quý cho rằng, chúng có thể được sử dụng song song với nhau để đạt được một quy trình xử lý giấy tờ và tài liệu tại nơi làm việc hiệu quả hơn nhiều.

Những ví dụ điển hình như hãng Ricoh đã tăng cường khả năng kỹ thuật số tại nơi làm việc với việc mua lại DocuWare. Giúp bạn đạt được năng suất và hiệu quả bằng cách cung cấp tài liệu của bạn-từ mọi thiết bị, mọi lúc, mọi nơi.

Và Toshiba cũng không ngừng cải tiến công nghệ. Máy photocopy đem lại hiệu suất lợi nhuận cho doanh nghiệp. Việc đầu tư máy photocopy mang lại nhiều hữu ích phù hợp với thời đại kỹ thuật số 4.0. Những cải tiến về tốc độ, độ bền và tính năng in di động, bảo mật in chỉ từ một chiếc máy photocopy. Cho phép các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc từ đó hoàn thiện mọi tài liệu từ in ấn đến lưu trữ.